In deutschen Personalabteilungen zeichnet sich ein grundlegender Wandel ab: Bereits jedes siebte Unternehmen setzt Künstliche Intelligenz ein, um Arbeitszeugnisse zu verfassen. Eine repräsentative Erhebung des Digitalverbands Bitkom unter mehr als 600 Betrieben zeigt, dass 14 Prozent der Firmen KI-gestützte Anwendungen für diese spezifische Aufgabe nutzen – ein Wert, der das wachsende Vertrauen in die Technologie unterstreicht. Noch beachtlicher ist, dass weitere 52 Prozent der Unternehmen Interesse an dieser Form der Automatisierung signalisieren, was auf eine bevorstehende breite Akzeptanz hindeutet.
Warum immer mehr Unternehmen auf KI-gestützte Arbeitszeugnisse setzen
Die Erstellung von Arbeitszeugnissen gilt in Personalabteilungen seit jeher als zeitintensive und rechtlich anspruchsvolle Aufgabe. Jede Formulierung muss wohlwollend sein, gleichzeitig aber auch präzise und juristisch einwandfrei. Genau hier liegt das Potenzial der Künstlichen Intelligenz: Moderne Sprachmodelle können auf Basis weniger Stichworte und Datenpunkte innerhalb von Sekunden einen kohärenten, professionellen Entwurf erstellen. Dieser wird von den Personalverantwortlichen dann nur noch geprüft und personalisiert. Die Bitkom-Studie belegt, dass die Technologie dabei längst nicht mehr in der Experimentierphase steckt, sondern in der betrieblichen Praxis angekommen ist.
Weitere Einsatzfelder: Weiterbildung und Onboarding
Der Einsatz von KI beschränkt sich keineswegs nur auf die Zeugniserstellung. Am weitesten verbreitet ist sie derzeit in der individuellen Weiterbildung von Beschäftigten. Hier nutzen bereits 16 Prozent der Betriebe entsprechende Werkzeuge – ein Anstieg um vier Prozentpunkte gegenüber dem Vorjahr (2024: 12 Prozent). Weitere 58 Prozent der Unternehmen können sich diesen Einsatz vorstellen. Die Technologie ermöglicht es, personalisierte Lernpfade zu erstellen und Wissenslücken gezielt zu schließen.
KI als Unterstützung für neue Mitarbeiter
Ein weiteres wachsendes Anwendungsfeld ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Aktuell greifen 14 Prozent der Unternehmen auf KI zurück, um Neueinsteigern die Orientierung zu erleichtern. Vor zwei Jahren lag dieser Anteil noch bei elf Prozent. 36 Prozent der Betriebe planen oder erwägen derzeit ähnliche Schritte. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom, betont den praktischen Nutzen: Wer neu im Job sei, habe viele Fragen. Eine gut trainierte KI könne Antworten geben, bei der Orientierung helfen und sei immer verfügbar. Dadurch bleibe den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Personalabteilung mehr Zeit für die individuelle Betreuung persönlicher Anliegen.
Was bedeutet der KI-Einsatz für die Qualität von Arbeitszeugnissen?
Die Frage nach der Qualität und Rechtssicherheit drängt sich bei diesem Thema auf. Ein Arbeitszeugnis muss nicht nur formal korrekt sein, sondern auch der sogenannten „wohlwollenden Formulierungspflicht“ genügen. Zudem darf es den weiteren beruflichen Werdegang des ehemaligen Mitarbeiters nicht unverhältnismäßig erschweren. KI-Modelle, die auf Tausende von Zeugnistexten und juristische Vorgaben trainiert sind, können hier durchaus präzise arbeiten. Sie garantieren eine einheitliche Sprachregelung und vermeiden unbeabsichtigte Verstöße gegen die Geheimsprache der Zeugnisse. Dennoch bleibt die abschließende Verantwortung bei den Personalverantwortlichen – die KI liefert den Entwurf, der Mensch die finale Freigabe.
Geografischer Kontext und Marktdurchdringung in Deutschland
Betrachtet man die Verbreitung dieser Technologie in Deutschland, zeigt sich ein heterogenes Bild. Während große Konzerne und Technologieunternehmen häufig zu den Early Adoptern gehören, hinken kleine und mittelständische Betriebe (KMU) noch hinterher. Die Bitkom-Daten deuten jedoch darauf hin, dass die Zurückhaltung schwindet. Mit 52 Prozent der Unternehmen, die Interesse bekunden, steht der Markt vor einem deutlichen Schub. Entscheidend für den Erfolg wird sein, ob Anbieter von HR-Software intuitive und rechtskonforme Lösungen bereitstellen können, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen.
Die Zukunft der Personalarbeit: Effizienz versus menschliche Kontrolle
Die Entwicklung wirft grundlegende Fragen zur Rolle der Personalabteilung auf. Wird der Mensch künftig nur noch zum Korrekturlesen von KI-Texten benötigt? Die aktuellen Zahlen relativieren diese Befürchtung. Dort, wo KI bereits heute im HR-Bereich eingesetzt wird, geht es nicht um vollständige Automatisierung, sondern um Unterstützung. Die Technologie übernimmt standardisierte, repetitive Aufgaben – etwa das Formulieren von Standardpassagen in Arbeitszeugnissen oder das Beantworten häufig gestellter Fragen im Onboarding. Dies schafft Freiräume für komplexere Tätigkeiten wie die strategische Personalentwicklung, Konfliktmoderation oder die individuelle Karriereberatung. Der Trend ist eindeutig: KI wird zum festen Bestandteil der Personalarbeit, ohne jedoch die menschliche Expertise und Verantwortung zu ersetzen. Die kommenden Jahre werden zeigen, wie schnell und in welcher Tiefe die verbleibenden 86 Prozent der Unternehmen diesen Schritt vollziehen.
